Wie Swenco durch Integration einen effizienteren Etikettierungsprozess gestaltet hat.

Hintergrund

Swenco Limited ist Nordamerikas führender Hersteller und Vertreiber von Komponenten für die Sicherheitsschuhindustrie. Swenco mit Sitz in Ontario, Kanada, stellt seit 1962 hochwertige Produkte her und beliefert heute Unternehmen und Branchen auf der ganzen Welt. Etiketten spielen in jedem Aspekt des Herstellungsprozesses bei Swenco eine Rolle, von der Produktion und dem Versand bis hin zum Lager und dem Bestand. Das Unternehmen verfügt über drei Haupttypen von Etiketten: Produktetiketten, Versandetiketten und Prozesskarten. Die Produktetiketten enthalten eine Mischung aus Produktinformationen und Grafiken. Die Versandetiketten enthalten eine Vielzahl von Informationen. Jeder Karton enthält eine Mischung aus SKUs, und die Versandetiketten enthalten auch einen detaillierten Beleg über den Inhalt des Kartons. Die Prozesskarten, bei denen es sich im Wesentlichen um Etiketten für in Bearbeitung befindliche Produkte handelt, wurden manuell erstellt. Alle diese Etiketten haben unterschiedliche Größen und Formate und wurden mit mehreren Druckern in unterschiedlichen Umgebungen gedruckt. 

Herausforderungen

Wunsch nach mehr Flexibilität

Vor der Implementierung von NiceLabel wurde die Etikettierung bei Swenco ausgelagert. Das Unternehmen kaufte vorgedruckte Etiketten, die es bei Bedarf verwendete. Dieses Modell erwies sich jedoch aus planerischer Sicht als ziemlich schwierig. Jedes Mal, wenn das Unternehmen eine neue Marke einführte oder neue Produkte entwickelte, musste es seine Etiketten entsprechend den neuen Kunden- oder Produktanforderungen aktualisieren. Das Outsourcing-Modell bot nicht die nötige Flexibilität, um diese Änderungen schnell vornehmen zu können, und hinterließ eine Menge überflüssiger Etiketten. „Wir mussten in der Lage sein, viel schneller in neue Märkte vorzudringen und neue Sprachen hinzuzufügen, ohne vorgedruckte Etiketten kaufen zu müssen“, erklärt Matthew Rowlands, Assistant General Manager bei Swenco. "Wir wollten Anforderungen und Branding sofort ändern können.“

Fehlende Integration bedeutete manuelle Workarounds

Da die Etikettierung nicht in das ERP-System von Swenco integriert war, nutzten die Mitarbeiter eine Reihe manueller Workflows, um Etiketten im Lager zu erstellen und zu drucken. So exportierten sie beispielsweise Etiketteninformationen aus dem ERP-System in eine Excel-Tabelle und druckten die Etiketten dann manuell aus. In ihrer Stahlstanzanlage verwenden sie farbcodierte Prozesskarten, um den Behälterinhalt zu identifizieren, wobei jeder Auftragsart eine eigene Farbe zugewiesen wird. Die Produktion dieser Prozesskarten erfolgte vollständig manuell und erforderte 4–5 Stunden manueller Arbeit pro Karte.

ERP-Upgrade öffnet Tür zur Prozessverbesserung

Swenco entschied sich für ein Upgrade seines ERP-Systems auf die neueste Version von Aptean Made2Manage. Seit ihrem letzten Upgrade waren 15 Jahre vergangen, und die Fortschritte in der Technologie bedeuteten, dass das Unternehmen weitaus ausgefeiltere Funktionen als zuvor nutzen konnte. Sie beschlossen, diesen Vorteil zu nutzen, indem sie die Etikettierung in ihr ERP-System integrierten. Swenco war jedoch mit dem im ERP-System verfügbaren Basis-Versandetikett nicht zufrieden und wandte sich daher an Integrated Productivity Systems (IPSi), den langjährigen NiceLabel-Partner, um die beste Etikettierungsplattform zur Integration mit der gewählten ERP-Lösung zu finden. Wie Rick Schilling, President von IPSi, es ausdrückt, lag das Hauptaugenmerk darauf, die richtige Lösung für die Etikettierungsanforderungen von Swenco zu finden. „Die Etikettierung ist einer der geschäftskritischen Prozesse von Swenco. Daher war es wichtig, dass sie eine Plattform finden, die ihren Anforderungen entspricht.“

Eine Plattform für alle Etikettierungsanforderungen

Swenco wandte sich mit zwei grundlegenden Anforderungen an IPSi: Das Unternehmen wollte alle Etiketten von einer Plattform aus drucken, und diese Plattform musste mit Made2Manage integriert werden. Die Plattform musste flexibel genug sein, um alle ihre Anforderungen zu erfüllen und sich in ihre verschiedenen Workflows integrieren zu lassen. Laut IPSi war es diese Forderung nach Flexibilität, die sie dazu veranlasst hat, NiceLabel zu empfehlen. „Die Plattform bietet uns unbegrenzte Möglichkeiten“, so Rick. „Als Swenco uns ihre Anforderungen mitteilte, sagte ich sofort: ‚Das müssen wir mit NiceLabel machen.‘ Das war die einzige Lösung.“

Die Lösung

Mithilfe von NiceLabel konnte IPSi die gesamte Etikettenproduktion und den Etikettendruck von Swenco auf einer Plattform zusammenführen. NiceLabel ist nahtlos in Made2Manage integriert, was Swenco eine standardisierte Arbeitsweise in allen Bereichen des Unternehmens ermöglicht. „Wir haben ein System entwickelt, das in ihre ERP-Datenbank integriert ist und eine breite Palette an Funktionen bietet. Es berücksichtigt die Tatsache, dass sie Benutzer in verschiedenen Bereichen des Unternehmens haben: im Büro, im Lager und in der Produktion“, erzählt Rick. „Einer der Vorzüge von NiceLabel ist, dass es problemlos für mehrere Benutzer bereitgestellt werden kann.

Sie verwenden jetzt für acht verschiedene Aufgabenbereiche dieselbe Druckplattform. Dadurch werden nicht nur alle Druckvorgänge konsolidiert, sondern auch alle Mitarbeiter auf einer Plattform zusammengeführt. Die Mitarbeiter verwenden also immer dasselbe Etikettierungssystem, egal wo sie sind.“ IPSi konnte außerdem benutzerdefinierte Druckbildschirme erstellen, die auf alle internen Workflows von Swenco abgestimmt sind.

Die Druckbildschirme ändern die Druckereinstellungen dynamisch basierend auf dem ausgewählten Etikett, sodass der Benutzer nicht daran denken muss, die Etikettengröße zu ändern. „Früher konnte es vorkommen, dass jemand versehentlich eine Anfrage für ein 4x4-Etikett an einen Drucker sendete, auf dem 2x3-Etiketten installiert waren“, erklärt Ian Faust, Software Developer bei IPSi. „Durch die Verwendung von NiceLabel zur automatischen Änderung der Druckereinstellungen lassen sich derartige Fehler vermeiden.“ Die Druckbildschirme sind so gestaltet, dass die Mitarbeiter nur innerhalb der Etikettendruckumgebung arbeiten müssen, was einen effizienteren Workflow beim Etikettendruck ermöglicht.

Vorteile

Geringere Kosten und höhere Effizienz

Die Umstellung auf NiceLabel hat zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt, sowohl bei den Material- als auch bei den Arbeitskosten. „Wir haben uns einfach angeschaut, wie viel Geld wir zum Fenster hinausgeworfen haben“, meint Matt. „Die Kosten für die Herstellung eigener Etiketten sind deutlich niedriger als der Kauf von vorgedruckten Etiketten. Ich würde sagen, dass wir allein dadurch eine Kostenersparnis von 50 % erzielt haben, die Einsparungen bei den Arbeitskosten nicht eingerechnet.“ Die Möglichkeit, Etiketten bei Bedarf zu drucken, hat auch die Vorlaufzeit bei Swenco drastisch verkürzt. „Wir brauchen jetzt 30 Sekunden, um ein neues Etikett hinzuzufügen“, erklärt Matt. „Vom Design bis zur Produktion vergehen jetzt nur noch Minuten statt Tage. Und wir müssen uns keine Gedanken mehr über Bestellmengen und Mengenrabatte machen, denn jetzt hat alles den gleichen Preis.“

Von manuellen Prozessen zur vollständigen Automatisierung

Dank der Integration der Etikettierung in das ERP-System konnte Swenco praktisch alle manuellen Prozesse automatisieren. „Mit der Hilfe von IPSi konnten wir den Workflow für die Erstellung von Prozesskarten in das System integrieren und so den Denkprozess im Zusammenhang mit dem Druck von Prozesskarten im Wesentlichen beseitigen. Jetzt werden sie automatisch farbcodiert ausgegeben, so dass wir nicht mehr 4–5 Arbeitsstunden aufwenden müssen, sondern nur noch auf eine Taste drücken können“, erklärt Matt. Auch für das Produktionspersonal stellt diese Automatisierung eine Entlastung dar, da es beim Etikettendruck weniger Entscheidungen treffen muss. Die Automatisierung wiederum hat zu einer Stärkung der Mitarbeiter geführt.

Benutzern im Unternehmen das Drucken von Etiketten ermöglichen

„Vor NiceLabel konnte nur der Produktionskoordinator Etiketten drucken. „Wir mussten es so machen, weil es für das Produktionspersonal wichtig war, sich auf die Produktion konzentrieren zu können und keine Zeit mit der Systementwicklung zu verschwenden“, erklärt Matt. Mit NiceLabel konnte Swenco seinem Produktionspersonal jedoch die Möglichkeit geben, seine eigenen Etiketten zu drucken. „Anstatt dass wir den Prozess kontrollieren, können sie jetzt ihre eigenen Bestände auswählen. Wir können ihnen ein System anbieten, von dem wir wissen, dass es ohne allzu viel Aufsicht funktioniert. Sie haben ihren eigenen Computer mit einem Designer, alle Versandetiketten werden an einem Ort erstellt und jeder weiß, wie es geht.“

Flexibilität schafft einen Wettbewerbsvorteil

Größere Flexibilität ist ein weiterer Vorteil. „Unser Wachstum als kleinerer Hersteller verdanken wir vor allem unserem Kundenservice, unserer Flexibilität und der Fähigkeit, auf die unmittelbaren Bedürfnisse unserer Kunden zu reagieren“, erklärt Matt. „Flexibilität ist das, was uns im Geschäft hält, und wir sind heute viel flexibler als früher.“ Interessanterweise ist es genau diese Flexibilität, die IPSi dabei hilft, die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. „In unserer Welt als allgemeiner Problemlöser kommen wir ohne Produkte wie NiceLabel nicht aus“, betont Rick. „Überall, wo wir diese Software einsetzen, erhält das Unternehmen letztlich mehr Flexibilität und mehr Kontrolle über die Etikettierung als je zuvor.“

Blick in die Zukunft

Nachdem Swenco nun einen flexibleren und effizienteren Etikettierungsprozess erreicht hat, möchte das Unternehmen mit NiceLabel seine betriebliche Effizienz insgesamt verbessern. „Wir werden unser Lagersystem irgendwann auf ein Barcodesystem umstellen und unseren gesamten Bestand mit Barcodes versehen. NiceLabel wird dabei eine wichtige Rolle spielen“, erklärt Matt. Swenco hofft darüber hinaus, seinen optimierten Etikettierungsprozess auch auf die Lieferanten ausweiten zu können. Swenco verfügt jetzt über eine Etikettierungsplattform, die auch zukünftiges Geschäftswachstum unterstützen kann. „Bei der Erweiterung unseres Produktangebots wird NiceLabel eine große Rolle spielen. Sobald wir anfangen, selbst zu produzieren, müssen wir unsere eigenen Etiketten erstellen. Wir arbeiten auch viel mit Amazon zusammen, und mit NiceLabel können wir Geld sparen, weil wir die Produkte nach ihren Vorgaben richtig etikettieren können.“ Für IPSi war es erfreulich zu sehen, wie NiceLabel das Geschäft von Swenco transformiert hat. „Wenn man einen Workflow systematisiert, der völlig unzusammenhängend und ineffizient war, hat das enorme Auswirkungen“, erklärt Rick. „Mit NiceLabel können wir unseren Kunden eine bessere Kontrolle über einen geschäftskritischen Prozess ermöglichen.“